Поделиться
Рассказываем, как перестать терять выгодные контракты из-за рутины, грамотно рассчитать рентабельность и превратить тендерный отдел в центр прибыли вашей компании с помощью модуля «Учет конкурсных процедур у поставщика».
Тендерный отдел ежедневно работает с большим массивом информации: заявки, сметы, коммерческие предложения, контроль сроков. Если все это вести вручную в Excel и разрозненных документах, высок риск потерять время и сделать ошибку. Быстро проанализировать эффективность участия в торгах не представляется возможным. Кроме того, перенос данных в другие модули 1С вручную замедляет процессы и снижает прозрачность работы.
Ключевые проблемы ручного тендерного учета
Тендер – это не просто заявка. Это сложный проект со множеством этапов, документов, ответственных сотрудников. Ключевая задача в тендерном процессе – соблюсти сроки.
Когда вся информация хранится в разных папках и файлах Excel, компания неизбежно сталкивается с рисками.
- Человеческий фактор: опечатка в смете, забытый документ или неверно указанная дата могут стоить многомиллионного контракта.
- Потеря времени: до 80% времени специалисты тратят не на анализ закупки и подготовку сильного предложения, а на механический сбор данных и заполнение бумаг.
- Непрозрачная экономика: вы действительно знаете, сколько заработаете на этом тендере? А если поставщик поднимет цены или придется пойти на переторжку? Без инструментов анализа участие в торгах превращается в лотерею.
- Отсутствие аналитики: невозможно понять, почему одни тендеры удается выиграть, а другие – нет. Нет единой базы для анализа и выработки успешной стратегии.
В результате компания либо упускает выгодные закупки, либо выигрывает тендеры с минимальной или даже отрицательной рентабельностью.
«Головной центр» вашей тендерной деятельности
Представьте, что вся работа с тендерами собрана в одном месте, тесно связана с вашими финансами, складом и продажами. Именно эту задачу решает модуль «Учёт конкурсных процедур у поставщиков» для 1С:УТ, КА и ERP. Он превращает вашу учетную систему в полноценный командный центр для управления тендерами.
Что это дает на практике?
- Полный порядок и контроль. Вместо десятков файлов – единый реестр тендеров. По каждой процедуре виден статус, ответственный, ближайшие задачи и вся история. Вы управляете процессом, а не реагируете на проблемы.
- Финансовая проницательность. Ключевая возможность модуля – это бюджетирование. Перед тем как зайти в тендер, вы создаете бюджет лота: закладываете планируемую выручку, все материальные и прочие расходы и система автоматически рассчитывает рентабельность. Более того, вы можете просчитать три сценария – пессимистичный, реальный и оптимистичный, чтобы трезво оценить все риски, включая возможную переторжку. Решение об участии принимается на основе цифр, а не интуиции.
- Дисциплинированный подход. Модуль позволяет контролировать все этапы тендера: от подготовки коммерческого предложения до подписания договора. На каждую задачу назначается ответственный и срок, а система напоминает о приближающихся дедлайнах. Риск забыть или не успеть сводится к нулю.
- Бесшовная работа в 1С. Данные о победившей сделке не нужно переносить вручную. Они уже в вашей ERP-системе и готовы для дальнейшей работы – формирования заказов, отгрузок и финансового учета. Важно, что модуль встраивается в 1С, не изменяя типовую конфигурацию. Это значит, что вы сможете без проблем обновлять свою систему и не потеряете официальную поддержку.
Как модуль решает повседневные задачи
Хотите понять, стоит ли участвовать в тендере? Создайте в модуле конкурсную процедуру, сформируйте бюджет по трем сценариям, и система покажет расчетную прибыль и рентабельность. Решение станет очевидным.
Боитесь пропустить сроки? Настройте этапы работы, назначьте ответственных – календарь задач и уведомления не дадут забыть о главном.
Возникла необходимость переторжки? Просто создайте новый сценарий бюджета с пониженной ценой. Модуль мгновенно пересчитает рентабельность и покажет, до какой отметки вам выгодно торговаться.
Желаете оценить результаты? После завершения тендера внесите фактические доходы и расходы. Система проведет план-фактный анализ, который покажет, где вы ошиблись в прогнозах и как улучшить стратегию в будущем.
Практическая ценность для бизнеса
Внедрение модуля помогает сократить время на подготовку документов, снизить вероятность ошибок и обеспечить контроль над сроками. Система напоминает о дедлайнах, формирует отчеты и предупреждает о рисках, связанных с изменением условий сделки или проведением переторжки.
Установка модуля не требует специальных знаний, интерфейс интуитивно понятен, а встроенные подсказки позволяют быстро освоить все функции. Дополнительно предусмотрена гибкая настройка прав доступа – каждый специалист видит только ту информацию, которая ему необходима.
Тендеры – больше не узкое место, а драйвер роста
Автоматизация конкурсных процедур в 1С превращает процесс подготовки к тендеру в управляемую систему, где финансовые потоки, документы и сроки находятся под полным контролем.
Вместо того чтобы быть узким местом, ваш тендерный отдел станет предсказуемым и эффективным инструментом роста. Вы будете не просто участвовать в тендерах – вы будете на них зарабатывать!